IT Outsource
Outsource คือ กระบวนการที่องค์กรใดองค์กรหนึ่งที่จะมอบหมายการบริหาร ดำเนินการ โครงการหรือการบริการที่องค์กรนั้น ๆ จะต้องทำให้กับบุคคลภายนอกที่มีความชำนาญในด้านนั้น ๆ มาดำเนินการแทนโดยองค์การนั้นๆจะเป็นผู้กำหนดนโยบายบริหารและการกำหนดคุณภาพของการให้บริการของผู้ให้บริการ (Outsourcer) ซึ่งการ Outsource ทางด้าน IT ก็คือ การมอบหมายงานด้าน IT ให้กับองค์กรอื่นหรือบุคคลอื่นดำเนินการแทน
เหตุผลในการ Outsource IT
· กิจการต้องการที่จะ focus ไปยัง core business ของตนเอง
· ลดต้นทุนในการพัฒนา
· ปรับปรุงคุณภาพ เนื่องจากเชื่อว่า Outsourcer มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านมากกว่า
· สามารถนำมาใช้ได้อย่างรวดเร็วทำให้กิจการสามารถออก Project ใหม่ ๆ ได้ทันที
· ทำให้การเปลี่ยนแปลงใหม่เร็วยิ่งขึ้น (Faster innovation)
IT Outsource อะไรได้บ้าง
· Application maintenance
· Telecommunication /LAN
· PC maintenance เช่น ศูนย์คอมพิวเตอร์ของคณะฯ
ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการ Outsource
· Shirking -- Outsourcer อาจหลีกเลี่ยงไม่ทำตามสัญญาที่ได้ตกลงกันไว้
· Poaching -- Outsourcer พัฒนาโปรแกรมแล้วนำไปขายต่อให้ผู้ใช้คนอื่น ๆ
· Opportunistic repricing -- เมื่อทำสัญญา Long-term แต่ Outsourcer ไม่สามารถทำตามที่ตกลงได้ จึงอาจมีการขอเลื่อนสัญญาหรือ overcharges
Hidden cost ที่เกี่ยวข้องกับการ Outsource
· Benchmarking & analysis – กิจการต้องทำการเลือก Outsourcer อาจทำโดยการถามคนที่เคยใช้บริการ
· Investigating & contracting with a vendor – ค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารกับ Outsourcer
· Transmitting work & knowledge to outsourcer – ค่าส่งมอบงานและการ transfer ความรู้ระหว่างกัน
· Ongoing staffing & management of outsourcing relationship— การส่งพนักงานของกิจการไปร่วมทำงานกับบริษัท Outsourcer
· Transitioning back to in-house – ค่าใช้จ่ายในการส่งงานกลับมายัง in-house
การป้องกันความเสี่ยงสำหรับการ Outsource
· Understand project – กิจการจะต้องเข้าใจโครงการและความต้องการอย่างถ่องแท้ และสามารถให้ scope ของงานได้
· Divide & conquer – แบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย ๆ และทำทีละเฟส
· Align incentive – ให้แรงจูงใจโดย based on activity เพื่อให้ outsourcer ทำงานให้ตรงเวลาและรวดเร็ว
· Write short-period contracts – ควรทำสัญญาแบบระยะสั้น และมีการระบุขั้นตอนการ re-contract อย่างชัดเจน
· Control subcontracting – กิจการจะต้องทำการตรวจสอบถึงบริษัทที่ outsourcer ทำ subcontract
· Do selective outsourcing – ทำการ outsource เฉพาะงานที่ไม่ใช่ core business ของกิจการและคำนึงถึงความปลอดภัยของบริษัทเป็นสำคัญ
ปัจจัยในการเลือก Offshore outsource
· Business & political environments – ลักษณะสภาพแวดล้อมของประเทศที่เลือกทำ outsource
· Quality of infrastructure – ลักษณะทางโครงสร้างพื้นฐานที่รองรับ
· Risks – ความเสี่ยงต่าง ๆ เช่น IT competency, human capital, the economy, legal environment, และ cultural differences
งานที่กิจการไม่ควรทำ Offshore outsource
· งานที่ไม่มีลักษณะแบบ routine และไม่มี process ของการทำงานอย่างชัดเจน
· งานที่ทำให้กิจการสูญเสียอำนาจการควบคุม เช่น outsource งานที่เป็น core business
· สิ่งที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินทางปัญญาหรือข้อมูลสำคัญ ๆ ของกิจการ
· งานที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญหลายผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างเหมาะสม
Acquiring and Developing Business Applications and Infrastructure
The Framework of IT Application Acquisition – issue ที่ต้องคำนึง ได้แก่
· ขนาดและประเภทของระบบที่แตกต่างกัน
· การเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของ application รวมถึงสิ่งแวดล้อมอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น กฎหมาย
· Applications เกี่ยวข้องกับ business partner หลายส่วน
· มีหลากหลายแนวทางในการได้มาของ IT applications ไม่มีแนวทางเฉพาะ
Acquisition Process of IT Application
Step 1 – planning, identifying, & justifying IT-based systems -- เป็นกระบวนการที่เกิดจากคนในองค์กรเท่านั้น โดยทำการวางแผนและระบุความต้องการทางด้านระบบ
Step 2 – creating an IT architecture – ต้องมีการวางแผนโครงสร้างทางด้าน IT ทั้ง Infrastructure และ application ที่ชัดเจน
Step 3 – selecting an acquisition option -- เลือกวิธี acquisition
· build in-house – กิจการพัฒนาขึ้นเองภายใน
· vendor build custom-made system – สร้างระบบจากความต้องการของผู้ใช้
· buy existing application & install with/without modifications – ซื้อ application ที่สำเร็จรูป
· lease – จากการเช่า
· enter partnership or alliance – การทำงานร่วมกัน
· use combination – ใช้หลากหลายวิธีการ
Step 4 – testing, installing, integrating & deploying IT applications – การทดสอบต่าง ๆ ว่าสามารถใช้ได้จริงหรือไม่
Step 5 – operations, maintenance & updating – การดูแลการดำเนินงาน การดูแลรักษาระบบ และการอัพเดตต่าง ๆ
Business Process Redesign
วิธีการ Restructuring ได้แก่
· BPR
· BPM
Managerial Issues
· Global and cultural issues
· Ethical and legal issues
· User involvement
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น