Lecture3 (22/11/2010)

Transaction Processing System (TPS)

ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะงานที่ระบบสนับสนุน

·         TPS : Transaction Processing System

·         MIS : Management Information System

·         DSS : Decision Support System   และ GDSS : Group Decision Suppost System

·         ESS : Executive Support System

·         Intelligence System ตัวอย่างเช่น การทำ AI

Transaction Processing System : TPS หรือ ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

ที่มา TPS พัฒนาขึ้นครั้งแรกตั้งแต่ช่วงกลางทศวรรษ 1950s ในระหว่างนั้นมีสงครามโลก และเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นก็เป็นผลพวงมาจากสงคราม เช่น อินเตอร์เน็ต องค์กรต้อง record ข้อมูลเอาไว้ โดยระบบนี้ทำการเก็บข้อมูลเพื่อที่จะนำมาประมวลผลต่อไปจึงถือเป็นระบบที่สำคัญมากที่สุดและเป็นหัวใจของการดำเนินธุรกิจ ดังนั้นต้องได้รับการ design ให้มีความปลอดภัยและมั่นคงมากที่สุด เนื่องจากเป็นพื้นฐานของระบบอื่น ๆ

คุณสมบัติและลักษณะของ TPS

1.       คุณสมบัติ 3 ประการของระบบ คือ 1) Reliability 2) Standardization 3) Controlled Access
กล่าวคือ ระบบจะต้องไม่อนุญาตให้ระบบใส่ data อะไรก็ได้ (Reliability) และจะต้องมีมาตรฐาน (Standardization) ในการ input ข้อมูล นอกจากนี้ process สำคัญต่าง ๆ เช่น ขั้นตอนการนำเงินฝาก-ถอนเงินสดจากธนาคาร พนักงานที่สามารถทำได้ต้องมี Priority ในระดับหนึ่ง และพนักงานคนนั้นจะต้องไม่มีสิทธิ์ในการเพิ่ม-ลดหนี้ (Controlled Access)

2.       ระบบจะต้องรองรับการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งแหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายใน 

3.       การประมวลผลมีการสรุปผลข้อมูลเป็นประจำ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของธุรกิจ

4.       สามารถเก็บฐานข้อมูลได้จำนวนมาก และมีการประมวลผลที่รวดเร็วเนื่องจากปริมาณของข้อมูลที่มีจำนวนมาก

5.       Input และ Output มีโครงสร้างชัดเจน

6.       มีความซับซ้อนของเทคโนโลยีน้อย เป็นเพียงแค่ที่เก็บข้อมูล ไม่มีการวิเคราะห์

7.       การประมวลผลมีความน่าเชื่อถือสูงและจะต้องมีความผิดพลาดน้อยที่สุด รวมทั้งมีการรักษาความปลอดภัยที่ดี

วงจรของการประมวลผล

Data entry คือการบันทึกข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกในการเก็บข้อมูล ตัวอย่าง การเก็บยอดขายและรายละเอียดการขายโดย PoS ของโลตัส

Transcation Processing การประมวลผล มี 2 แบบ คือ

1 real-time ข้อมูลจะถูกประมวลผลทันที เช่น การซื้อของออนไลน์โดยใช้บัตรเครดิตจะต้องมีการประมวลผลทันทีที่เกิด transaction วิธีนี้เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการประมวลผลทันทีทันใด ซึ่งการเลือกวิธีการประมวลผลขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน

2 Batch ข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ก่อนแล้วจะทำการประมวลผลภายหลัง ณ เวลาที่กำหนด เช่นระบบการจ่ายเงินพนักงานไม่จำเป็นต้องออนไลน์ ข้อดีคือไม่จำเป็นต้องใช้ระบบไอทีตลอดเวลา

Database updating
การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและจัดการกับฐานข้อมูล สิ่งที่ต้องคำนึง ความถูกต้องและความเป็นปัจจุบันของข้อมูล เช่น การเช็คสต๊อกในร้านค้า ระบบจองตั๋วเครื่องบินที่มีคำสั่งซื้อจาก agent ต่าง ๆ ทั่วโลก การจองโรงแรม

Document and Report Generation สามารถออกรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ และสามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้

Inquiry Processing ระบบต้องรับคำร้องสอบถามข้อมูลได้ เช่น ในสาชานี้มีสินค้าคงเหลือเหลืออยู่เท่าไหร่ โดยทำงานผ่าน อินเตอร์เน็ต หรือ เอ็กซ์ทราเน็ต และระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งจะนำเสนอในรูปแบบของเอกสารสิ่งพิมพ์ เช่น การร้องขอตรวจสอบยอดลูกหนี้

วัตถุประสงค์ของ TPS

·         เพื่อตอบคำถามที่เกิดขึ้นประจำวัน

·         เพื่อติดตามรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร

·         เพื่อผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบประเภทอื่นๆ เป็นหัวใจของธุรกิจ ระบบอื่นอาจไม่จำเป็นต้องมี แต่ TPS จำเป็นต้องมี

ตัวอย่างผู้ใช้งาน TPS

·         ผู้ทำงานในระดับปฏิบัติการ (Operation level)

·         ผู้ควบคุมดูแลระดับล่าง (Low-level Supervisor)

·         ผู้จัดการ

ตัวอย่างของ TPS ในแต่ละฟังก์ชันงาน

·         ระบบสารสนเทศทางการบัญชี หรือ Accounting Information System  เช่น การประมวลผลคคำสั่งซื้อ การเก็บข้อมูลทางด้าน A/R และ A/P เป็นต้น

·         ระบบสารสนเทศทางการตลาด หรือ Marketing Information System เช่น การจัดการฐานข้อมูลลูกค้า การจัดการงานขาย ตัวอย่างการใช้งานเช่น DELL , Jaguar ลูกค้าสามารถเลือก spec ต่าง ๆ ในเว็บได้ , Car and car insurance , Target marketing through email, การใช้เทคโนโลยี RFID

·         ระบบสารสนเทศทางด้านทรัพยากรมนุษย์ หรือ Human Resource Information System
เช่น การประมวลผลเงินเดือน และคลังข้อมูลทักษะของพนักงาน HRIS application ได้แก่  Payroll , Work time, Benefits Administration, Recruiting, Training, Performance Records ตัวอย่าง การ recuitment ออนไลน์ ผ่านเว็บไซต์ กรณีที่สำคัญคือ Island Caretaker การท่องเที่ยวของออสเตรเลีย ต้องการหาคนไปดูแลเกาะ แต่แท้จริงแล้วคือการส่งเสริมการท่องเที่ยว หรือการประมวลผลการทำงาน ก็สามารถใช้ระบบสารสนเทศมาช่วยได้ นอกจากนี้ Training devices มีการใช้ video clips, mobile devices, virtual reality เช่น second life, interactive simulation พวกนักบินที่หัดขับเครื่องบินโดยการจำลองสถานการณ์ต่าง ๆ หรือ ทหารที่จำลองสถานการณ์การรบ

·         Web Analytics Tools การเก็บข้อมูล การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูลทางสารสนเทศสำหรับข้อมูลในอินเตอร์เน็ต (Internet data) ตัวอย่างเช่น Google analytics, webtrend

·         e-Procurement หรืออาจเรียกว่า Supplier exchange เป็นระบบการจัดซื้อของธุรกิจผ่านซอฟต์แวร์ เป็นระบบที่ไม่ซับซ้อน ใช้งานได้ง่าย user สามารถสั่งซื้อสินค้าผ่านในระบบผ่านเว็บไซต์ โดยให้หัวหน้าทำการ approve ออนไลน์ และส่งข้อมูลไปทางร้านค้าทันทีเลย ตัวอย่างเช่น office mate ทำการขายอุปกรณ์สำนักงานให้กับบริษัท

·         Improving Shopping & Checkout at Retail Stores ทำการเช็คราคาสินค้าในห้างสรรพสินค้า เช่นใน WalMart หรือ self-check out

·         Internet Market Research & Proctor & Gamble ทำการเก็บข้อมูลแบบสอบถามทางอินเตอร์เน็ต ทำให้ใช้เวลาในการพัฒนาสินค้าไม่กี่เดือน และทำให้สร้างกลุ่มลูกค้าที่สนใจในสินค้าได้

·         Integrated Accounting Software ซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้ในการจัดเก็บข้อมูลและบัญชี เช่น 2020software.com, XBRL โดยผ่านภาษา xml ทำให้เว็บไซต์สามารถ communicate กันได้ โดยที่คนไม่ต้องเข้าไปยุ่ง ทำให้ transaction ต่างๆสามารถทำงานได้ smooth ยิ่งขึ้น

·         Software Helps Cirque du Soleil เป็นคณะละครสัตว์ใน Las Vegas นักแสดงมาจากหลากหลายที่ และมีการเปลี่ยนสถานที่การแสดงไปเรื่อย ๆ พนักงานที่อยู่ในคณะมีจำนวนมาก จึงมีการนำเทคโนโลยีมาใช้ เช่น การใช้ระบบการซื้อตั๋วออนไลน์ การบริหารด้าน logistic และ supply chain

·         Dartmouth-Hitchcock Medical Center เนื่องจาก transaction เกิดขึ้นมากมาย การบริหารสต็อกในโรงพยาบาลซึ่งดำเนินงานโดยพยาบาลจะทำโดยการสั่งของต่าง ๆจะสั่งเป็นจำนวนมากโดยที่ไม่ได้สนใจว่า ความต้องการใช้แท้จริงเป็นอย่างไร ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ overstock, shortage เป็นผลก่อให้เกิดต้นทุนจากการสั่งเร่งด่วน จึงนำ Connect wireless handheld device มาใช้ ทำให้โรงพยาบาลสามารถลด overhead ถึง 50% และทำให้ความเที่ยงตรงของข้อมูลเที่ยงตรงมีมากยิ่งขึ้น

·         TPS – In-flight Card Payments เช่น การซื้อของโดยใช้บัตรเครดิต

·         TPS – Traffic Control at Airports คือการคุมการจราจรทางอากาศ

·         Taxi in Singapore  มิเตอร์ของแท็กซี่สามารถโทรศัพท์ได้และมีระบบที่สามารถส่งข้อมูลกันได้ผ่าน GPS  ลูกค้าสามารถเรียกรกแท็กซี่ที่อยู่บริเวณใกล้ ๆ ได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว และลูกค้ามั่นใจว่า Taxi ที่นั่งสามารถ track ได้โดยการใช้ GPS

·         Modernizing TPS Saved Time & Money เช่น Domino’s pizza ใช้เบอร์โทรในการค้นหาจากฐานข้อมูลเพื่อระบุเส้นทางจากลูกค้าไปยังสาขาที่ใกล้ที่สุดที่สามารถทำการ delivery ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด